1. Administrator danych
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:
MagazynBox24 – Sword Company Sp. z o.o
Przyrzecze 1c 03-107 Warszawa
NIP 1182255573
magazynbox24@gmail.com
Telefon: 513316244
2. Inspektor Ochrony Danych (IOD)
Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym mogą się Państwo kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych:
E-mail: magazynbox24@gmail.com
Telefon: 513316244
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
Pani/Pana dane osobowe (dotyczy to osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz osób kontaktowych/reprezentujących klienta firmowego) będą przetwarzane w następujących celach:
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna |
|---|---|
| Przygotowanie oferty, negocjacje, zawarcie i wykonanie umowy najmu kontenera magazynowego | art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy (działania przed zawarciem umowy oraz wykonanie umowy) |
| Wystawianie faktur, przechowywanie dokumentacji księgowej, rozliczenie umowy | art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązku prawnego (ustawa o VAT, ustawa o rachunkowości) |
| Kontakt operacyjny związany z realizacją umowy (np. dostęp do kontenera, awarie, płatności) | art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami (np. uszkodzenie kontenera, zaległości płatnicze) | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora |
| Weryfikacja kontrahenta w rejestrach publicznych (CEIDG, KRS) | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes |
| Marketing własnych usług (po wyrażeniu zgody) | art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda |
4. Zakres przetwarzanych danych
W związku z realizacją umowy najmu oraz kontaktami biznesowymi możemy przetwarzać następujące dane:
- Dane identyfikacyjne osoby reprezentującej/ kontaktowej: imię, nazwisko, stanowisko, funkcja w firmie.
- Dane kontaktowe: służbowy numer telefonu, służbowy adres e-mail.
- Dane firmowe klienta (jednoosobowa działalność): NIP, adres działalności, numer rachunku bankowego.
- Dane dotyczące realizacji umowy: historię najmu, status płatności, korespondencję.
Uwaga: Nawet służbowy adres e-mail zawierający imię i nazwisko pracownika (np. jan.kowalski@firma.pl) stanowi dane osobowe i podlega ochronie RODO.
5. Źródło danych osobowych
Pani/Pana dane osobowe pozyskujemy:
- Bezpośrednio od Pani/Pana (np. podczas kontaktu, przez formularz, w trakcie negocjacji umowy),
- Od Pani/Pana pracodawcy lub firmy, którą Pani/Pan reprezentuje,
- Z publicznych rejestrów, takich jak CEIDG lub KRS (w zakresie danych ujawnionych w rejestrze).
6. Odbiorcy danych
Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:
- Podmiotom świadczącym usługi księgowe i prawne na rzecz administratora,
- Bankom i instytucjom płatniczym w zakresie realizacji płatności,
- Dostawcom systemów IT (hosting, oprogramowanie do zarządzania najmem),
- Firmom windykacyjnym (w przypadku braku spłat zaległości),
- Organom państwowym lub samorządowym uprawnionym na podstawie przepisów prawa.
7. Okres przechowywania danych
Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez następujące okresy:
- Przez czas trwania umowy najmu – dla danych przetwarzanych w celu wykonania umowy.
- Przez okres 6 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku – dla danych przetwarzanych w celach księgowych i podatkowych (zgodnie z Ordynacją podatkową i ustawą o rachunkowości).
- Przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń – dla danych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora (co do zasady 6 lat).
- Do czasu cofnięcia zgody – dla danych przetwarzanych na podstawie zgody (marketing).
Po upływie tych okresów dane są usuwane lub anonimizowane.
8. Prawa osoby, której dane dotyczą
Przysługują Pani/Panu następujące prawa:
| Prawo | Opis |
|---|---|
| Dostępu do danych (art. 15 RODO) | Prawo do uzyskania informacji, czy dane są przetwarzane oraz do otrzymania kopii danych |
| Sprostowania danych (art. 16 RODO) | Prawo do poprawienia nieprawidłowych danych oraz uzupełnienia niekompletnych |
| Usunięcia danych (art. 17 RODO) | Prawo do żądania usunięcia danych (z zastrzeżeniem wyjątków, np. obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej) |
| Ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) | Prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych w określonych przypadkach |
| Przenoszenia danych (art. 20 RODO) | Prawo do otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie |
| Sprzeciwu (art. 21 RODO) | Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora |
| Cofnięcia zgody (art. 7 ust. 3 RODO) | W przypadku przetwarzania na podstawie zgody – prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie |
Aby skorzystać z powyższych praw, prosimy o kontakt: [adres e-mail] lub pisemnie na adres siedziby administratora.
9. Prawo wniesienia skargi
Mają Państwo prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), jeśli uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
Dane kontaktowe PUODO:
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
e-mail: kancelaria@uodo.gov.pl
10. Informacja o dobrowolności i obowiązku podania danych
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak odmowa podania danych uniemożliwi zawarcie i realizację umowy najmu kontenera magazynowego.
W zakresie danych przetwarzanych dla celów księgowych i podatkowych podanie danych jest obowiązkowe na mocy przepisów prawa.
11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Administrator nie podejmuje decyzji w sposób zautomatyzowany (w tym nie profiluje) na podstawie przetwarzanych danych osobowych.
MagazynBox24 